1、凡工程项目用表应统一使用省表或市表，不得混用；省市表不够用时自制表要报省市站备案。
2、表头工程名称栏：应填写工程名称的全称，与合同或招投标文件中工程名称一致。
3、工程名称各责任主体名称应写全称，与合同签章上的单位名称相同，项目负责人栏应填写：合同书上签字人或签字人以文字形式委托的代表人一致。
4、核对各种材料的内容，数据及验收的签字是否真实、完整、规范。
5、表格中无项目内容时要打斜线；对定性项目当符合规范要求时应打对号标注，当不符合规定时应采用打叉的方法标注。
6、工程资料采用A4幅面纸打印，签字栏不得打印，由各签字人分别签字，不得由资料员代替。签字必须清晰可以辨认。
7、工程资料书写签字应使用耐久性强的碳素墨水、蓝黑墨水书写，不得使用易褪色的红色、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等书写。
8、凡审核不合格资料监理人员应及时退回，要求报验单位限期整改。
9、坚持工程资料填制与工程进展同步原则。
10、未尽事宜以建设行政主管部门或授权单位发布的相关现行规定为准执行。主控项目、一般项目验收合格，混凝土、砂浆试件强度待试验报告出来后判定，其余项目已全部验收合格。
注明“同意验收，进行下一道工序施工”或“验收合格”。专业监理工程师建设单位的专业技术负责人签字。
分项工程验收要注意三点，一是检查检验批是否将整个工程复盖了有没有漏掉的部位：二是检查有混凝土、砂浆强度要求的检验批，到龄期后能否达到规范规定；三是将检验批的资料统一，依次进行登记整理，方便管理。
监理单位的专业监理工程师（建设单位的专业负责人）应逐项审查，同意项填写“合格或符合要求”，不同意项暂不填写，待处理后再验收，但应做标记。
注明验收和不验收的意见，如同意验收并签字确认，不同意验收请指出存在问题，明确处理意见和完成时间。
