会议纪要应全面并及时发出，在例会召开前，总监应指定监理部有专人参加会议并负责会议记录，要求其记录认真、全面、翔实。
总监一边主持会议，一边自己也要做好记录。这样既要求自己在开会时能集中精力,认真倾听别人发言，又能为审核会议纪要提供资料依据。
按照《建设工程监理规范》的要求，工地例会会议纪要由项目监理机构负责起草编写，并经与会各方代表会签。这项内容应引起项目总监的重视，因为各方达成一致的会议纪要可视为协议的一部分，各方都要遵照执行。做好了这项工作可减少日后的扯皮。
会议结束后，总监要安排专人编写会议纪要，自己要认真审核。
会议纪要的编写应注意内容全面，各方在会上的发言，提出的问题以及解决办法都应尽可能地概括进去。
会议纪要整理出来后要及时提交与各方代表会签，经总监签字并加盖项目公章后尽早发出。一般从开会日期起算至发出会议纪要不要超过三天，以形成监理办事不拖沓、效率较高的良好形象。例会纪要也最好形成统一的格式，这点可根据各公司的具体规定而定。
例会开完，会谈纪要发出后，总监理工程师应重点抓会议决议的落实情况，要督促有关各方按照会议决议执行。
总监也可对上次次例会达成的决议进行逐一检查，若未完成，可查找原因，并在下一次例会上继续跟踪检查，直到完成为止。
根据笔者的经验，一般各单位都对监理跟踪检查例会决议的落实情况比较紧张和重视。
比如，某项工作未落实完成，也说明了责任单位和责任人工作不力，他们也担心此事被其上级知晓而怪罪下来。
因此，这种持续检查的方法会给有关单位形成压力，实际上这样也会加快解决问题的步伐。只要监理单位认真地履行职责，努力地工作了，建设单位就会欢迎，施工单位也会理解，只有这样，才能真正把工作搞好。
