召开工地例会，是一项较为严肃的监理工作，不能太随便。在工程开工之初，就有必要为会议制定一些“规矩”以提高会议效率。
有的会议开始了，但参与会议的人员却姗姗来迟；
也有的会议参与的人员很多，却没有一个中心发言，大家你一句我一句，台上开大会，台下开小会（即台上有人发言，台下却有人交头接耳，窃窃私语）；
还有的会议，大家语言不统一，存在沟通困难的情况，
有人讲方言或带浓重方言的普通话，而另一些人却听不懂，不知所云。
这种工地例会都存在一些不正常的现象，效率很低。
要克服这些弊端，提高效率，开工之初就向与会各方约法三章：
第一，参加会议的人员应相对固定，各方均应提交一份参会人员名单给监理单位，各单位都要有一名能基本作主的人员参加。凡由监理单位主持召开的会议一律不许迟到，违者将处于罚款警告，并且迟到了20分钟以上者不许进入会场。
第二，良好的沟通对各方都有利，为照顾来自不同地方的与会人员，例会上不允许讲方言。
第三，例会上各方均应有一位普通话较为标准的现场主要技术或管理负责人作中心发言，其他人仅作补充发言。严禁在例会上开小会，不许交头接耳，窃窃私语。例会中还要求与会人员的手机应调到震动档，打电话不能影响开会。
例会按这种规定执行下来，效果很好。这样做不但可以节约大家的时间，简要明了，还突出实效，而且在工程一开始，就给了业主一个好印象，建立起了一种信任感，同时也给了施工单位及其他各方一定的压力：“监理公司工作是认真的，大家也必须认真对待。”
《建设工程监理规范》明确要求，工地例会由总监理工程师主持。
作为项目总监（或总监代表）应行使好《规范》中所赋予的职权，掌握主动性，控制好会议的方向与节奏，不要出现跑题和偏题的的情况。
对于一时难以达成一致的问题屯不要纠缠不休，总监可要求召开专题会议或待条件成熟时再加以解决，对于建设单位或施工单位个别人“一言堂”或“长篇大论”，总监也可适时加以提醒或制止，以免会议冗长、低效。
在会议的时间和内容安排上，总监也要掌握好，尽量让监理单位占据主动。例会的时间长短以一至二小时为宜。太短，不能充分阐明观点和解决问题，还给与会人员感到疲劳，不能集中精力效率不高。
总监作为会议主持人，要第一个发言，讲好“开场白”。
发言的内容可简要回顾自上次例会以来各项工作的开展情况，上次例会决议的落实情况，就目前工地存在的问题，提出应采取的主要措施等；
发言的方式可简要地点出要点，也可适当地展开，既小结概括又抛砖引玉地提出主要议题。
之后，可以安排施工单位发言，主要讲施工进度的落实、安排、质量、安全文明施工方面的具体措施以及提出需要协调解决的问题等；
然后总监可安排专业监理工程师、总监代表发言，就施工单位的发言提出意见，指出工程中的主要问题，展开总监提出的议题等。
之后由建设单位发言，重要答复应由建设单位解决的问题，并对工程提出进一步的要求。在此之中也可以相互之间进行一些讨论，达成一些共识。
最后，总监作总结发言，形成本次会议的决议。在形成决议的过程中，总监应落实各项内容的完成时间。会议自始至终，监理单位都应占据主动，发言的时间也应最长。
监理单位发言要力求公正合理。总监应本着尊重事实、独立、客观的原则来阐明自己的观点，既要多从建设单位的观点来考虑问题，又要维护施工单位的正当的合法权益。既不要趋炎附势对待甲方，也不要以权压人对待乙方，始终保持公正、独立的态度。
